Файла или документа? - звучит вопрос. Оба определения применяются в идентичных значениях.
Относительно Word было бы правильным называть файлом уже сохраненный документ…

Если глубже, то “документ” - определение вордовское (прошу прощения за неправильное слово), и смысл таков: документ - это Word, таблица - это Excel и т.д. А “файл” - это общее название некоторого СОХРАНЕННОГО объема информации (документа, таблицы, рисунка, музыкального фрагмента…).

Итак, о сохранении

Большинство пользователей Интернета применяют навыки машинописи в электронных письмах, аськах, на форумах. Гораздо меньшее число людей пользуются текстовыми редакторами - Microsoft Word или Блокнотом.
Сегодняшний урок посвятим сохранению - самой первой функции, которую следует знать в совершенстве абсолютно всем пользователям. В текстовых редакторах, в таблицах, точнее, во всех прикладных программах, где требуется сохранить свое (или не свое) творчество - будь то написанный или нарисованный объект - без сохранения просто не обойтись, иначе все теряет смысл.
Расскажу это на примере универсального Microsoft Word, в других программах - аналогично.
Итак, в открытом окне Word на панели инструментов Стандартная находится кнопка Сохранить (я ее называю чемоданчиком) – третья слева. Но мы пока о ней забудем.
Откроем меню Файл, т.е. щелкнем по нему мышью (если мышь просто задержать на этом слове, то меню само раскрывается). В открытом меню одна под другой расположены команды Сохранить и Сохранить как… Они-то и являются предметом нашего внимания.
Вначале – о первой – команде Сохранить. Она применяется в случае, если файл сохраняется впервые, т.е. ему необходимо дать название и определить место хранения. И при выборе этой команды появляется вот такое диалоговое окно – оно так и называется Сохранение документа.

Будьте внимательны! Вид диалогового окна Сохранение документа абсолютно одинаков с окном Открытие документа, но функции у них - противоположные.

В диалоговом окне Сохранение документа мы выбираем место, например, щелкнув на кнопке Рабочий стол(1) , создаем новую папку (2), а в поле Имя файла (3) вводим имя для файла. Кстати, если имя не выбрать, программа услужливо предлагает первую строку документа.

Ты можешь возразить, что такое же окно появляется и при нажатии на кнопке-чемоданчике, а я уточню – только в том случае если сохраняешь информацию впервые. Поэтому давай о чемоданчике забудем на некоторое время. Ведь нам как раз и необходимо выявить различие между командами меню и кнопкой на панели инструментов.

Итак, обобщим нашу теорию, и сделаем акцент на том, что сохранить впервые означает: дать имя файлу и определить постоянное его место жительства, т.е. папку. И еще уясним, что помогает нам в этом диалоговое окно Сохранение документа. А открыли мы его с помощью команды Файл-Сохранить. Хотя можно было открыть и с помощью кнопки Сохранить на панели инструментов Стандартная (чемоданчика).
Если вы обратили внимание (с личностного «ты» перехожу на аудиторию – «вы»), в заголовке окна Word слово Документ 1(2,3…) изменилось на то название, которые вы ввели в поле Имя файла.

Теперь ваш документ уже сохранен, причем, основательно, но только та часть, которую вы ввели до сего момента. Однако документ (или файл) не закрыт, с ним можно продолжать работать. И вполне логичным будет предположение, что в дальнейшем вводимая информация также требует сохранения. И теперь уже можно пользоваться кнопкой-чемоданчиком, нажимая по ней хоть каждые 5 минут, программа послушно сохраняет все введенные изменения. Окно Сохранение документа больше не появляется.

Кстати, эта же функция сработает, если по окончании работы вы забудете сохранить – педантичный Word об этом помнит: он обязательно переспросит Сохранить изменения?

Ну, а зачем нужна команда Сохранить как…?
Данная команда применяется в случае, если возникла необходимость изменить имя файла или его местонахождение, и в этом случае нам никак не обойтись без диалогового окна Сохранение документа. (Вспомним, что оно появляется только при первичном сохранении).

Итак, вызвав окно Сохранение документа командой Файл-Сохранить как…, мы можем изменить его имя или папку хранения, или даже диск, например, при копировании на съемные носители.

Не сильно запутала?

В следующий раз мы продолжим изучение Microsoft Word и рассмотрим похожее внешне, но противоположное по функции, диалоговое окно Открытие документа.

До встречи!

Урок 2. Открытие файлов
Урок 3. Окно MS Word